Politique de
confidentialité.

1. À quoi s’applique cette politique ?

Cette politique concerne la préversion du service Helyseia, la création d’un compte, le choix des outils d’automatisation et la connexion volontaire de services tiers. Elle décrit les traitements actuellement réalisés et identifie séparément les fonctionnalités encore en préparation.

Les outils présentés sont WhatsApp Assistant et le suivi client. Leur présence dans le catalogue ne signifie pas que toutes les automatisations sont actives. Le test Google actuellement disponible vérifie l’adresse du compte Gmail et le nombre de messages, sans lire le contenu des e-mails, modifier le compte ou envoyer un message.

Cette page ne remplace pas les conditions de vente ni un contrat de sous-traitance des données. L’identité juridique et les coordonnées du responsable d’Helyseia, ainsi que le canal dédié aux demandes de confidentialité, restent à préciser avant l’ouverture commerciale.

2. Quelles données sont utilisées ?

• Compte Helyseia : adresse e-mail, identifiant interne, date de création et empreinte sécurisée du mot de passe. Le mot de passe n’est pas conservé en clair.
• Abonnement : identifiants Stripe du client, du paiement et de l’abonnement, tarif choisi, état du règlement, échéance et éventuelle résiliation. Ces informations servent à gérer la facturation et les accès. Les données de carte sont saisies directement chez Stripe.
• Ma fiche : prénom, nom, activité et préférences de présentation, enregistrés dans votre compte pour personnaliser les futurs briefs. Vous pouvez les modifier ou les effacer dans Ma fiche. Lorsque votre suivi est activé, ces informations sont transmises à DeepSeek avec les sources utiles pour personnaliser les résultats.
• Préférences : outils choisis, CRM sélectionné, options, horaire et fuseau du brief.
• Connexion Google : identifiant du compte Google, adresse e-mail, autorisations accordées et jetons permettant d’utiliser les API après votre autorisation. Ces jetons sont chiffrés côté serveur.
• Données de fonctionnement : sessions, états des tests, identifiants techniques des exécutions et informations nécessaires à la sécurité. Les journaux du serveur web peuvent contenir l’adresse IP, la date, l’URL demandée, le navigateur et le résultat de la requête.

Si les automatisations métier sont activées ultérieurement, les données nécessaires pourront comprendre les messages sélectionnés, leurs expéditeurs et destinataires, les informations d’agenda, les coordonnées et tâches CRM ainsi que le numéro WhatsApp choisi. Leur utilisation sera présentée avant l’activation de la fonctionnalité correspondante. La préversion ne collecte pas de données de carte bancaire.

3. Pourquoi ces données sont-elles traitées ?

La création du compte, la mémorisation de vos choix et l’exécution des fonctions que vous demandez répondent à la fourniture du service ou aux démarches réalisées à votre demande avant sa souscription. Les mesures de sécurité et le diagnostic des erreurs reposent sur l’intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs, dans une mesure proportionnée. Les traitements imposés par une obligation légale sont limités à cette obligation.

Les fonctionnalités facultatives nécessitant votre consentement ne seront pas activées sans celui-ci. Une autorisation OAuth est une permission d’accès technique : elle ne remplace pas les obligations d’information ni, lorsqu’il est requis, le consentement des personnes dont les données figurent dans vos messages ou votre CRM.

Fournir un e-mail et un mot de passe est nécessaire pour créer un compte. Relier Google reste facultatif, mais les fonctions qui en dépendent ne peuvent pas fonctionner sans les autorisations correspondantes.

4. Comment fonctionne l’accès à Google ?

Vous vous identifiez directement auprès de Google. Helyseia reçoit une autorisation, et non votre mot de passe Google. L’écran d’autorisation indique les droits demandés : identité du compte, lecture Gmail et, selon l’outil ou les options, lecture de l’agenda ou gestion de brouillons. Certaines permissions couvrent davantage de données que celles effectivement utilisées par le test de connexion.

Les informations obtenues via les API Google sont réservées aux fonctionnalités que vous avez demandées. Elles ne sont pas vendues, utilisées à des fins de publicité ciblée, ni employées par Helyseia pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes. Un transfert à un prestataire ne peut servir qu’à fournir la fonction demandée, dans les limites autorisées par Google.

Helyseia s’engage à respecter les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use ») de la politique relative aux données utilisateur des services API Google et de la politique des API Google Workspace. Cet engagement ne constitue pas une certification ou une validation par Google.

Le bouton « Déconnecter Google » retire les jetons enregistrés par Helyseia et annule les tests en attente. Vous pouvez également révoquer l’autorisation dans les connexions de votre compte Google. Déconnecter un service n’efface pas les données déjà présentes dans ce service.

5. Qui peut recevoir les données ?

Les accès internes sont réservés aux personnes qui en ont besoin pour exploiter, sécuriser ou assister le service. Une communication à une autorité peut intervenir lorsqu’elle est légalement exigée.

6. Intelligence artificielle et transferts internationaux

Le serveur principal est hébergé en Allemagne. Cela ne signifie pas que tous les traitements de tous les fournisseurs ont lieu dans l’Union européenne : les services tiers peuvent impliquer d’autres pays.

DeepSeek est utilisé par le workflow de suivi pour comprendre des messages et produire des résumés. Avant de lui transmettre des données de clients, les conditions applicables à son API, les lieux de traitement, la conservation, les possibilités de réutilisation et les garanties encadrant les transferts hors de l’Espace économique européen devront être vérifiés. Helyseia ne présente donc pas ce traitement comme déjà actif ou couvert par une garantie contractuelle vérifiée.

Vous serez informé du fournisseur et des données transmises avant l’activation de l’IA. Les éléments transmis devront être limités à ce qui est nécessaire. Les données Google ne pourront pas être transmises dans des conditions incompatibles avec leurs restrictions d’utilisation, notamment pour l’entraînement de modèles généralistes. Les conditions de l’API DeepSeek sont distinctes du présent document.

Les outils sont destinés à assister le travail quotidien. La préversion ne prend pas de décision automatisée produisant des effets juridiques ou affectant une personne de manière significative. Une synthèse ou une proposition générée par IA peut comporter des erreurs et nécessite une vérification adaptée à son usage.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

• Compte et choix d’outils : pendant l’utilisation du compte, puis jusqu’au traitement de sa fermeture ou d’une demande d’effacement, sous réserve d’une obligation de conservation ou d’un litige justifié.
• Jetons Google : tant que la connexion reste liée au compte ; retrait de la base active lors de la déconnexion dans Helyseia.
• Session : cookie valable au maximum sept jours, invalidé lors de la déconnexion. Les sessions expirées sont nettoyées lors des connexions suivantes.
• Autorisation de connexion : état temporaire valable dix minutes, supprimé après utilisation ; les états expirés sont nettoyés lors des autorisations suivantes.
• Tests d’automatisation : autorisation d’exécution valable cinq minutes et à usage unique. Les métadonnées de diagnostic peuvent rester liées au compte jusqu’à leur nettoyage ou à l’effacement du compte ; cette durée devra être précisée avant le lancement commercial.
• Journaux web : rotation quotidienne avec conservation des quatorze archives précédentes, soit environ quinze jours en fonctionnement normal.

La base Helyseia ne conserve pas de copie du contenu des e-mails. Les informations extraites et les brouillons sont enregistrés dans vos services Google selon les options choisies. Les durées applicables aux futures synthèses, envois WhatsApp et données CRM seront précisées avant leur mise en service. Les données déjà enregistrées chez Google ou un autre service restent soumises aux règles et réglages de ce service.

8. Cookies et stockage dans votre navigateur

Le cookie « helyseia_session » permet de maintenir votre connexion. Il est inaccessible au JavaScript de la page et transmis en HTTPS sur le site hébergé. Un stockage de session du navigateur conserve temporairement l’outil que vous avez sélectionné, afin de le retrouver après votre connexion ; il ne contient ni mot de passe ni jeton Google.

Aucun outil de publicité ou de mesure d’audience n’est intégré à cette préversion. Le chargement des polices Google Fonts, mentionné ci-dessus, constitue néanmoins un appel à un service externe. Fermer la session, effacer les données du site ou bloquer les cookies nécessaires peut interrompre la connexion et faire perdre un choix non enregistré.

9. Sécurité et données de vos contacts

Helyseia utilise HTTPS, le hachage des mots de passe, le chiffrement des jetons Google et des contrôles d’appartenance des données à chaque compte. Ces mesures réduisent les risques sans garantir une sécurité absolue. Ne transmettez jamais vos mots de passe ou clés d’accès dans un message destiné au support.

Lorsque vous utilisez Helyseia pour traiter les données de clients, prospects ou collègues, vous devez disposer d’une base légale et informer les personnes concernées. Pour les traitements effectués uniquement sur vos instructions, le rôle de sous-traitant d’Helyseia et les garanties correspondantes devront être encadrés contractuellement avant l’utilisation professionnelle de ces automatisations. Helyseia demeure responsable des traitements qu’il détermine pour ses propres comptes, sa sécurité et sa relation avec les utilisateurs.

10. Vos droits et vos choix

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement et, lorsque les conditions sont réunies, leur portabilité. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et retirer un consentement, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué auparavant.

Vous pouvez déjà retirer l’accès Google dans votre espace Helyseia ou directement chez Google. Le canal de contact permettant de demander l’accès aux données ou la suppression du compte reste à compléter avant la mise à disposition commerciale du service. Une vérification proportionnée de l’identité pourra être nécessaire pour protéger le compte concerné.

Une demande d’exercice des droits doit normalement recevoir une réponse dans un délai d’un mois. Une prolongation peut être applicable dans les cas prévus par le RGPD, avec information de la personne. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, ou auprès de l’autorité compétente de votre pays de résidence.

11. Évolution de cette politique

Cette page sera mise à jour lorsque les fonctionnalités, les prestataires ou les traitements évolueront. Les changements importants, notamment l’activation d’une analyse IA ou de nouveaux destinataires de données, seront portés à votre connaissance avant leur application. La date figurant en haut de cette page identifie la version du document.